Privacystatement MAUD Legal B.V.

Je kent MAUD Legal B.V. (verder ‘MAUD’) als een kantoor dat dichtbij je staat. We houden de lijnen kort, communiceren duidelijk en geven deskundig advies. We praten niet alleen open over jouw zaken, maar ook over hoe we met je persoonsgegevens omgaan. In dit privacystatement lees je alles wat je daarover moet weten. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact met ons op. We geven je heldere en praktische antwoorden, ook als het om je persoonsgegevens gaat.

Van wie, voor wie?

Dit statement geldt voor alle personen die met MAUD in relatie staan. Daaronder vallen in elk geval:
• cliënten;
• potentiële cliënten met wie MAUD contact legt;
• bezoekers van de website;
• ontvangers van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• leveranciers/dienstverleners.

Waarom?

MAUD verwerkt enkel persoonsgegevens in overeenstemming met de gerechtvaardigde doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Het gaat daarbij in elk geval om de volgende doelen en gronden:
• voor het uitvoeren van opdrachten zoals adviseren, het opmaken van aktes en andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen, zoals de Wet op het Notarisambt (en de regels en verordeningen die daaruit voortvloeien) of de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;
• vanwege het belang om met jou in contact te kunnen treden in het kader van (aanvullende) diensten, zoals nieuwsbrieven en lezingen;
• in verband met de communicatie over producten of diensten die wij afnemen;
• vanwege het onderhouden van ons netwerk van dienstverleners;
• voor het werven en selecteren van personeel;
• om onze dienstverlening te verbeteren.

Voor andere doeleinden dan hiervoor genoemd zal MAUD uw gegevens niet verwerken, tenzij je daarvoor specifiek toestemming heeft gegeven.

Welke gegevens?

MAUD verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens.
• De persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van een zaak door een notaris of andere medewerker van ons kantoor, alsmede voor de facturering.

Uiteraard maken titel, naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer en geboortedatum deel uit van de gegevens die wij in het kader van onze dienstverlening dienen te verwerken. De begrenzing voor wat betreft de informatie over het specifieke dossier dat aan ons voorligt, ligt besloten in de ‘noodzakelijkheid’. Gegevens die wij niet nodig hebben bij de uitvoering van de overeenkomst verwerken wij niet.
Deze gegevens worden in onze (digitale) systemen opgeslagen en gedurende de wettelijke bewaartermijnen bewaard.

• Contactgegevens die nodig zijn om buiten een dossier met relaties in contact te staan.

Wij verwerken de gegevens die bij ons worden aangeleverd in het kader van onder meer kennismakingsgesprekken, events, seminars en contactformulieren. Het betreft daarbij in elk geval contactgegevens. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken relatie een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven.

• Gegevens die wij verkrijgen van leveranciers van producten en diensten, al dan niet aan ons.

Om in contact te blijven met onze leveranciers en dienstverleners, maar ook met dienstverleners in ons zakelijke netwerk, verwerken wij de contactgegevens van contactpersonen. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken leverancier of dienstverlener een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven.

• Gegevens uit sollicitatieprocedures.

In het kader van sollicitatieprocedures verwerken wij de door de sollicitant aangeboden informatie, waaronder in elk geval contactgegevens en de door ons gevraagde motivatiebrief, CV en cijferlijst. Deze informatie zullen wij uiterlijk vier weken na het einde van een procedure verwijderen, tenzij de sollicitant bij MAUD in dienst treedt of wij expliciete toestemming verkrijgen om de informatie langer in onze systemen te behouden.

• Informatie over uw bezoek aan onze website.

Wij maken gebruik van cookies en Google Analytics, waarmee wij IP-adressen opslaan en surfgedrag op onze website kunnen analyseren. Ons cookiestatement bevat hierover meer informatie. Lees meer hierover in ons cookiebeleid.

Doorgifte aan andere partijen

MAUD zal uw persoonsgegevens in beginsel niet delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de goede behandeling van uw dossier of daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Zo zal MAUD gegevens doorgeven in het kader van een gerechtelijke procedure en zullen ook gegevens door moeten worden gegeven bij een overeenkomst waarbij meerdere partijen betrokken zijn. MAUD is verder in bepaalde geval verplicht gegevens door te geven aan de Kamer van Koophandel.

MAUD kan voor het verrichten van haar diensten externe verwerkers inschakelen. MAUD zal daarbij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten die in overeenstemming is met de privacyregelgeving.

Veilige verwerking

MAUD zal passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en dat misbruik van deze gegevens zo veel mogelijk wordt voorkomen. De toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten, zodat uw gegevens altijd goed beveiligd zijn.

Uw rechten

MAUD vindt het belangrijk dat je op de hoogte bent van jouw rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hebt op grond van de privacywetgeving in elk geval de volgende rechten:

• Recht van inzage van de betrokkene

Je kunt altijd bij MAUD ([email protected]) opvragen welke persoonsgegevens MAUD verwerkt, voor welk doel dat gebeurt en hoe lang deze bewaard worden.

• Recht op rectificatie

Wanneer je denkt dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Een notariële akte kan niet worden gecorrigeerd. Mogelijk zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de eerdere akte.

• Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer je wilt dat jouw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt je hiervoor bij MAUD een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

• Recht op beperking van de verwerking

Wanneer je de verwerking van persoonsgegevens door MAUD wil beperken (in afwachting van door jou gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat je juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun je hiertoe bij MAUD via het e-mailadres [email protected] een verzoek indienen.

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kunt bij MAUD via het e-mailadres [email protected] een verzoek indienen om de door MAUD verwerkte gegevens aan jou over te dragen.

• Recht van bezwaar

Als MAUD uw gegevens gebruikt voor marketingdoeleinden kunt u bij MAUD via het e-mailadres privacy@maudnl bezwaar maken tegen deze verwerking.

• Intrekken van toestemming

Indien MAUD gegevens van je verwerkt op grond van jouw toestemming, kunt je jouw toestemming altijd schriftelijk intrekken.

Vragen en klachten

Als er na het doornemen van deze verklaring iets niet duidelijk is over de manier waarop MAUD omgaat met uw persoonsgegevens, wanneer je gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer je een klacht hebt over onze verwerking van jouw persoonsgegevens kun je een bericht sturen naar:

MAUD Legal B.V.
Mr. Franckenstraat 27
6522 AC Nijmegen
[email protected]

Mocht er geen passende oplossing voor jouw klacht worden gevonden, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden je aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen om te zien hoe je deze het beste kunt bereiken.

Wijzigingen in dit statement
Niet alleen het privacyrecht is in ontwikkeling, ook dit statement kan met regelmaat worden aangepast. Het statement dat je op dit moment leest dateert van 1 september 2024.